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            SA8000標準的理解參考(三)


            公司代表
            一、標準要求
            •公司應指定一名高層管理代表,無論其其他職責,來確保公司達到本標準要求。
            •公司應協助非管理類人員選出自己代表以就本標準相關事項增進與高層管理階層的溝通。
            二、理解要點
            標準要求公司一名高級經理擔任管理者代表,由他負責建立、實施和維持SA8000社會責任管理體系,確保公司運行符合SA8000標準要求。對于大型公司,如跨國公司、跨地區公司和集團公司,可以任命多個管理者代表,組成一個委員會。對于中小企業,有一個管理者代表就夠了。管理者代表可以是專職的,也可以是兼職的。最高管理者應該提供足夠的人力、物力和財力資源,確保社會責任管理體系的有效實施。
            在公司社會責任管理體系建立和實施過程中,管理者代表的作用是明確的,負責公司社會責任事務,并對最高管理者負責。在本標準中,社會責任管理者代表的責任就是建立、實施和維持社會責任管理體系,確保公司達到本標準的要求。
            與ISO 9000質量管理體系和ISO 14000環境管理體系不同,但與OHSAS 18000職業安全衛生管理體系類似,SA8000標準要求要求公司協助非管理層員工選出代表,即工人代表,由他們代表工人就有關社會責任的議題與公司管理層進行溝通。
            如果公司有工會或其他類似的工人組織,可以由該組織推舉合適的人選,作為工人和公司管理層之間溝通的橋梁。公司應提供適當的支持,方便工人代表定期聯絡和會見工人,收集工人的意見和建議,同時將公司的決定、計劃和方案傳達給公司經理,同時代表工人與高層經理平等協商。
            計劃與實施
            一、標準要求
            •公司應確保公司上下都通曉、執行本標準規定,包括但不限于下列方法:
            a)明確界定職能、責任和職權;
            b)聘用起始對新近和/或臨時員工進行培訓;
            c)對現有員工定期進行培訓和宣傳;
            d)持續監督有關活動和成效來檢驗所實施體系是否符合公司政策及本標準要求。
            • 公司應協助非管理類人員選出自己代表以就本標準相關事項增進與高層管理階層的溝通。
            二、理解要點
            管理體系的成功實施,需要公司全體有關的參與和支持,不能認為只有社會責任職能部門,如人事部,才負有這方面的責任,公司所有部門都不能置身事外,這與ISO 9000質量管理體系有較大的差異,SA8000社會責任管理體系必須覆蓋每一個部門每一名員工,因為任何人的任何一項活動都可能影響到公司社會責任表現。
            社會責任管理體系是結構化的體系,除了管理者代表,各級管理層及職能部門也要承擔相應的職責。公司目標和管理方案是分級的,需要逐步細化,最后落實到人。組織架構和職責也應與公司的管理機構相適應,并配備必需的人力、物力和財力支持。
            公司組織架構和職責劃分是社會責任管理體系運行的關鍵問題。社會責任管理體系的建立不可能改變原有的公司管理模式,社會責任管理機構的設立是在原有的管理基礎上補充完成的,這就要求明確職責,規定權限,為社會責任管理體系的運行打好基礎。
            社會責任管理體系需要每一名員工的參與,公司政策和程序要傳達到全體員工,培訓和溝通有助于全體員工意識的提高。公司應在招聘新工人包括臨時工時為他們安排適當的培訓,對在職工也要安排定期的培訓和推廣。
            標準要求公司持續監督有關部門的活動和結果,確保體系的有效運作,達到公司政策和標準,這就需要公司建立運行監督檢測機制和內部審核制度。例如,公司應該采取適當的方法,檢查公司政策和程序是否有效運行,社會責任表現是否違反標準和法規要求,如是否誤招童工,工人加班時間是否違反法規,是否拖欠工資,機器設備是否安全,工作場所空氣質量是否合格,是否為工人提供適當的個人防護用品,等等。內部審核的目的是評價體系的符合性和有效性,促進體系的改進,審核依據是SA8000標準和公司管理體系文件和記錄,審核方法包括:文件記錄的審查、現場觀察和與個人面談。內部審核應有計劃系統地進行,每年應制訂年度審核計劃。內部審核計劃可以集中一段時間進行,也可以逐個要素或逐個部門進行。一般體系建立和運行初期審核次數應多一些,當體系結構有重大變化,公司運作發生重大變化,或者發生嚴重事故時,要及時審核。
            內部審核的效果,很大程度上取決于審核員的技能和知識,因此,內部審核員應當經過適當的培訓。內部審核員應與審核對象沒有直接責任關系。審核前要做好準備,包括組成審核小組,制訂檢查表,通知審核對象。內部審核要記錄審核結果,提出審核報告,不符合項及糾正措施建議,送交被審核部門負責人。有關的責任單位和人員應對不符合項及時采取糾正措施,內部審核員還要跟蹤檢查,確定不符合項得到糾正。內部審核一般采取抽樣調查的方法,抽樣既要確保一定的數量,也要確保一定的代表性。
            內部審核是公司的自我檢查過程,目的是對公司的社會責任管理體系運行情況進行評價,了解計劃和程序是否得到正確的實施、程序文件是否符合標準要求。內部審核結果應上報各層次的管理者,以此來促進公司社會責任管理體系的完善和提高,這是社會責任管理體系的監督環節中不可缺少的,也是發現問題、解決問題和改進體系的重要手段。公司完成內部審核后才可以進行管理評審,在適當的時候申請外部認證審核。
            對供應商/分包商和分供商的監控
            一、標準要求
            •公司應該建立和維持適當的程序,在評估和挑選供貨商/分包商若情況允許下級供貨商時應考慮其滿足本標準要求的能力。
            •公司應該保留適當的紀錄記載供貨商/分包商若情況允許下級供貨商對社會責任的承諾,包括但不限于下列書面的承諾:
            a)符合本標準的所有規定(包括本條規定);
            b)在公司的要求之下參與公司的監督活動;
            c)及時補救違反本標準規定的任何不符合事項;
            d)及時完整的向公司通報所有與之有商業關系的其它供貨商和分包商及下級供貨商
            • 公司應該維持合理的證據,證明供貨商和分包商能夠達到本標準中和各項規定。
            • 除上述規定外如果公司接收處理或經營任何出自居家工人的供貨商和分包商及下級供貨商的產品和/或服務公司應采取特別措施保證這些居家工人享有以本標準規定向直接雇員提供的相似程度的保護這些特別措施包括但不限于:
            a)訂立具法律效力的書面購買合同載明最低要求應與本標準相符;
            b)確保居家工人及所有與該書面購買合同有關人員理解并能貫徹合同要求;
            c)在公司內保留詳細記載有關居家工人身份所提供的產品/服務以及工作時數的全面資料;
            d)頻繁進行事先通知或未通知的審查活動以確保該書面購買合同得以貫徹實施。
            二、理解要點
            盡管標準沒有要求對公司的供應商/分包商或分供商進行審核,標準仍然要求公司對其供應商和分包商采取必要的行動,最終將SA8000標準要求通過供應鏈推廣到所有成員,從而更大程度地改善一個行業、一個地區,乃至全球的社會責任表現。
            標準要求公司建立和維持適當的程序,根據供應商/分包商或分供商的社會責任表現,監督供應商/分包商,選擇表現良好的,淘汰表現不好的,從而鼓勵所有供應商/分包商或分供商采取措施改善其社會責任表現。
            公司可以定期和不定期地訪問供應商/分包商,檢查供應商/分包商的社會責任表現,監督供應商/分包商的行動,發現不符合項時及時采取補救措施和糾正措施。公司還應了解供應商與其供應商/分包商的商業關系,防止供應商或分包商嚴重違反SA8000標準,如使用童工、監獄勞動和其他強迫勞動等。公司應保存供應商/分包商簽署的社會責任承諾,以及公司監督供應商/分包商的活動證據。
            對供應商/分包商和分供商的社會責任表現進行監督和控制,對公司來說是有一定困難的。由于買賣雙方的利益沖突,供應商/分包商往往不愿將有關競爭性的因素,如原料來源、勞動成本、生產技術、生產流程、生產設備等資料提供給買方,特別是一些非重要的客戶。
            對于使用家庭工人作為供應商或分包商的公司,2001版標準提出了明確的規定,要求公司采取特別的措施,提供綜合和有效的證據,確保家庭工人符合SA8000標準的要求。
            處理疑慮和采取糾正行動
            一、標準要求
            •當員工和其它利益團體質疑公司是否符合或不符合公司政策或本標準規定的事項時,公司應該調查處理并做出反應;員工如果提供關于公司是否遵守本標準的資料,公司不可對其采取懲罰解雇或歧視的行為。
            •如果發現任何違反公司政策和/或本標準規定事項,公司應該根據其性質和嚴重性,調配相應的資源予以適當的補救和糾正行動。
            二、理解要點
            關注公司社會責任表現的利益相關者有很多,其中主要包括公司雇員、工會組織、消費者組織、股東組織、婦女組織、兒童保護組織、社區組織、勞工團體和宗教團體等等。
            標準要求公司將其社會責任承諾及表現向外界公開,特別是利益相關者,對利益相關者提出的建議、意見、要求和投訴,應作出積極的反應,如調查事件的原因,并作出回答。公司不得因員工向外界提供資料而采取懲罰、解雇或歧視等行為。
            很多公司在工廠設立一個意見箱來收集工人的意見和建議。有些公司設立一個專線電話,定期開通以聽取工人的意見。一種有效的辦法是公司執行“開門政策”,工人可以隨時向公司經理提出他們的問題。另外,工人代表和工會也可以起到有效的作用。
            對于經查實的不符合項,公司應及時采取補救和糾正行動,并提供適當的人力、物力或財力資源。
            對外溝通
            一、標準要求
            •公司應該建立和維持適當的程序,就公司在執行本標準各項要求上的表現,向所有利益團體定期提供相關的數據和資料,所提供的資料應該包括但不限于管理審核和監督活動的結果。
            二、理解要點
            公司應該建立與利益相關者的聯系,如當地工會、商會、兒童保護組織、青年組織和勞工組織,向他們通報公司對外溝通的政策和程序,定期或不定期地向他們通報公司實施SA8000標準的成績和問題。公司可以訪問利益相關者或者邀請他們訪問公司,安排他們與公司管理層和工人代表座談,征詢他們的意見。公司有必要制訂對外溝通的計劃并保存對外溝通的記錄。
            核實渠道
            一、標準要求
            •如果合同有此要求,公司應該給有關方面提供合理的信息和取得信息的渠道,以供其核實公司是否符合本標準規定;如果合同中有進一步的要求,公司應該透過采購合同的條文,要求供貨商和分包商提供相似的信息和取得信息的渠道。
            二、理解要點
            與公司簽署社會責任合約的利益相關者可能很多,一般包括公司客戶、行業協會、當地工會、當地社區組織和當地政府等。零售商、品牌公司及其采購代理商是供應商和合約工廠的最重要的利益相關者之一。作為買家,他們可能要求公司簽署承諾聲明,承諾遵守社會責任守則,同意接受買家代表或者他們指定的審核機構對公司進行社會責任審核,公司則應當提供合理的資料和核實渠道。
            有些合約可能要求公司采取措施,對其供應商和分包商的社會責任表現加以監督和控制,公司則應在其與供應商的采購合同中增加適當的條款,要求供應商執行。依次類推,供應商也應對其分包商進行監督和控制。
            記錄
            一、標準要求
            •公司應該保留適當的記錄來證明公司符合本標準中的各項規定。
            二、理解要點
            標準沒有具體要求公司應該建立并保持哪些記錄才是“足夠”,公司可以根據實際情況,本著“少而精”的原則,合理規劃公司所要記錄的種類、形式和內容。一般來講,公司應當保持的記錄包括:
            (1)公司政策文件,如營業執照、公司組織架構圖、勞動年審記錄、公司守則、獎罰制度、勞動紀律、招工程序、工作時間安排、工資等級、工資計算方法、社會責任手冊及程序文件。
            (2)人事檔案,如招工登記表、身份證副本、年齡證明副本、入職日期、勞動合同和員工表現記錄。
            (3)工作時間記錄,如考勤表、工時記錄卡、請假記錄、加班記錄和生產記錄。
            (4)工資福利記錄,如工作成績(產量)記錄、工資表、工資計算記錄、加班工資、津貼和獎金記錄、扣款記錄、社會保險資料和員工福利記錄。
            (5)安全衛生記錄,如機器設備檢查記錄、滅火器檢查記錄、事故記錄、安全計劃、應急反應方案、空氣測試報告、設備合格證書、疏散演習記錄、安全培訓記錄和糾正行動記錄。
            (6)供應商檔案,如供應商基本情況、供應商承諾書、供應商監督檢查報告和記錄、供應商糾正行動報告、供應商管理制度及供應商評估報告。
            (7)對內外溝通記錄,如對外溝通計劃和報告,內部溝通計劃和記錄,投訴和申訴記錄及處理結果。
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